🗄️Holded
Holded es una herramienta que utilizamos para organizar proyectos y tener una visión global de su estado, nos permite asignar tareas a cada miembro del equipo e imputar las horas de trabajo que se dedican a cada tarea. También la usamos tanto para fichar como para solicitar o informar de una ausencia.
PROYECTOS
Todo el mundo tiene acceso al panel esté o no involucrado en el proyecto, así mantenemos una visión muy transparente de los procesos.
Tenemos plantillas creadas con con las tareas que normalmente se realizan en cada proyecto y las organizamos en 3 categorías siguiendo este esquema de color:
🟣 Morado = Proyectos One-Shot 🟢 Verde = Proyectos Ongoing ◻️ Gris = Proyectos Propios
Si entramos en uno de los proyectos hay una serie de iconos que nos permiten cambiar el estilo de visualización de los tableros y tarjetas:
BÁSICO - LISTADO - DIAGRAMA DE GANTT - SHEETS - CALENDARIO
El básico es el estilo predeterminado, pero veremos como a medida que completemos las tareas y asignemos fechas hay vistas como el diagrama de Gantt o calendario que son muy útiles.
PROYECTOS ONE SHOT
Para crear un nuevo proyecto one shot simplemente duplicaremos la plantilla Morada y el administrador podrá modificar las tareas existentes añadiendo o quitando dependiendo de las necesidades de ese proyecto concreto.
Existen una serie de tableros predeterminados (SHAPE - BUILD - QA - GROWTH) y cada uno contiene tarjetas con tareas detalladas.
Estas tarjetas contienen una serie de información que irá variando conforme avance el estado del proyecto ej: flechas que indican prioridad, estado,…
Si abrimos cada tarjeta encontramos la siguiente información:
Título y link de la tarea
Objetivo: descripción detallada de la tarea
Categoría en la que se imputarán las horas de trabajo dedicadas a esta tarea
Espacio para comentarios
También vemos un menú a la derecha donde vamos a detallar la prioridad de la tarea y las horas estimadas y la persona encargada de la tarea se encargará de actualizar el estado de la tarea y el tiempo que dedicar a trabajar en ella “ registros horario”.
Mediante la vista de resumen, nos da una visión general y permite ver el progreso y el tiempo real que se ha dedicado.
Los archivos y notas. Son apartados que solo las utilizamos para tener las tipografías compradas por cliente o recurso que el maquetador necesite tener muy a mano, sino en nuestro caso documentamos todo en notion.
PROYECTOS ONGOING / PRODUCTO PROPIO
En estos proyectos la vista del board es más sencilla pues centraremos las peticiones de clientes ongoing a través de Notion. Pero es importante que existan estos dos tipos de proyectos en holded para garantizar que documentamos las horas que les dedica el equipo.
IMPUTAR HORAS EN HOLDED
Algo de vital importancia para comprender si estamos estimando bien las tareas y conocer el tiempo real que dedicamos a cada una de ellas.
La persona que esté trabajando en cada una de las tareas, cuando termine o pause esa tarea tendrá que ir al menú que aparece en la derecha de la tarjeta :
Registros horarios > + > elegir una categoría (especificada en la descripción de la tarea en la tarjeta) > introducir el tiempo que hayamos dedicado > guardar
Una persona puede imputar las veces que necesite al día en la misma tarjeta y tarea.
FICHAR
Debemos ser constantes y fichar cada día al comenzar nuestra jornada laboral y al salir.
Holded permite dos formas de fichar, automática y manual.
Automática: a través de un botón: ENTRAR, tendremos que ir parando cada descanso, pausa para comer, etc…
Manual: podemos escribir franjas horarias de tiempo a mano. Añadir y eliminar es muy sencillo con los botones de + y el icono de papelera.
SOLICITAR UNA AUSENCIA
Aquí encontramos un calendario que incluye los festivos (en nuestro caso de la comunidad de Madrid) y un panel a las izquierda donde podemos realizar nuestras solicitudes y ver si están pendientes o aprobadas.
Podemos tener una visión muy clara de días disponibles y días usados. Solicitaremos una ausencia o baja laboral de la siguiente forma:
solicitar días > se despliega un menú que iremos completando con el motivo, los días…> solicitar
Automáticamente aparecerá en el panel de la izquierda con la etiqueta “pendiente” hasta que sea aprobada.
Si se trata de ausencias por visita médica o partes de alta o baja laboral incluye una opción de adjuntar documentos que lo justifiquen.
Antes de hacer una solicitud formal de vacaciones informaremos internamente a nuestro responsable de equipo y una vez lo haya aprobado se solicitarán en holded para que quede un registro.
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