Organización de Archivos

A continuación explicamos cómo organizamos documentación y archivos en Minimum.

Como hemos visto anteriormente, además de las herramientas que usamos en el día a día, también gestionamos de forma más eficiente nuestro tiempo usando plantillas, éstas nos ayudan a acelerar el incio del proyecto y agilizar la centralización de los archivos necesarios para su correcta ejecución.

Accesos a herramientas

Normalmente hay que dar acceso a estas herramientas a los diversos miembros del equipo además de permisos para acceder tanto a secciones de Notion, proyectos de Asana o carpetas de Google drive. Esto está estructurado de tal forma que podamos dar permisos a zonas específicas a clientes si fuese necesario, además de su presencia en los módulos de basecamp, donde se encuentra su proyecto.

También utilizamos un gestor de contraseñas, 1password, que nos ayuda a centralizar algunos servicios o herramientas no-code. Esto nos permite tener autonomía a la hora de ingresar puntualmente a proyectos por parte de otros miembros del equipo que no tienen una cuenta específica. De esta forma, también aumentamos la seguridad y actualización de los accesos de forma recurrente.

Nomenclatura de los archivos

Dependiendo de la herramienta organizamos la presencia de estos de forma distinta. Algunas de estas no permiten agrupar por proyectos por lo que intentamos estandarizar y jugar con las posibilidades que nos ofrecen.

En aquellas que se pueden englobar bajo un directorio específico, marcamos el proyecto con el número que le corresponde, esta sería la carpeta contenedora del resto de archivos.

[id]_[Nombre del proyecto]

[00]_[Minimum.run]

• ID Hace referencia al número del proyecto, partimos desde 00. Se establecen en base al orden en el que se iniciaron los proyectos y son consecutivos. [00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 ...]

• Nombre del proyecto Suele corresponder al nombre de la empresa, pero en casos excepcionales, puede que sea un proyecto que no tenga, con lo que usamos uno temporal para referencia interna.

En ocasiones existen proyectos que forman parte de otros, pero al tener un alcance propio se sigue la siguiente fórmula:

[id]_[Nombre del proyecto padre] - [Nombre del proyecto hijo]

Luego, los archivos siguen el patrón de la carpeta madre, es decir, incluimos a quién pertenece precediendo su funcionalidad

[id]_[Nombre del proyecto] / [Nombre del archivo]

Buscamos que los nombres del archivo sigan tres normas básicas; Concisos, Concretos y Autoexplicativos.

Con el objetivo de que no sea necesario entrar en estos para buscar en su contenido y permitan ser fácilmente indexables por el buscador de la herramienta.

En el caso de realizar una copia de alguno de los archivos, se incluye al final del nombre entre parentesis.

[id]_[Nombre del proyecto] / [Nombre del archivo] (COPIA)

Notion

1. Espacio minimum.run

Nuestra página principal, nos permite tener categorizadas varias páginas clave que posteriormente ramifican en los distintos espacios que ayudan a documentar y gestionar minimum.run.

Aquí podremos acceder tanto a la sección de Equipo como a las páginas públicas que compartimos.

Algunas de las secciones que utilizamos son:

• Equipo Todo lo relacionado con las personas que formamos parte de minimum.run, nuestras fortalezas individuales, roles que existen y organigrama.

• Producto Aquí encontramos toda la información relativa a Miniumum como proyecto. Principalmente documentación interna tanto como glosario de términos como aspectos más específicos como postventa.

• Management Aquí encontramos gran parte de la operativa de Minimum, que nos aportan diferentes vistas para tomar mejores decisiones dentro del estudio, además de la gestión de proyectos.

• Design Espacio dedicado para el equipo de diseño, donde dividen cada proyecto en sus tareas específicas y su fecha de entrega.

• Estrategia Todo lo relacionado con visión a medio/largo de la compañía. Anual/trimestral, acuerdos y movimientos estratégicos, colaboradores o propuestas internas.

• Marketing y comunicación Repositorio en el que encontramos artículos propios y acciones que hemos realizado, además de recaps de las reuniones semanales.

2. Roadmap

Espacio que permite visualizar todas las fases de los proyectos que están en marcha durante un periodo de tiempo, normalmente la visualización está definida mensualmente.

Dentro de cada fase que aparece en el roadmap se ve qué líderes están asignados a este periodo.

Por otro lado, sustituimos temporalmente de la nomenclatura que mencionabamos anteriormente para usar un emoji que esté relacionado con la temática del proyecto, permitiéndonos detectar rápidamente en la línea de tiempo su posición.

[Emoji temático]_[Nombre del proyecto] → 🚗_Coches

Los proyectos que aparecen en este roadmap son elementos creados aparte de la ficha de cliente, por lo que no están relacionados por ninguna tabla.

Marcamos con una tag de status cada proyecto que aparece en el roadmap, estas están generadas en base a las diferentes fases de nuestro proceso.

3. Ficha de cliente

Se introdujo brevemente cómo se gestiona el proyecto dentro de Notion, pero no entramos en detalle del contenido que aparece dentro de la ficha de cliente.

Por un lado tenemos el aspecto formal que nos permite tener localizada la información clave del proyecto, esta se compone normalmente de:

Cliente, Contacto, Lead, Canal de comunicación preferido, Tipo de proyecto, Fecha de inicio y cierre, Número de semanas, Semana en la que se encuentra el proyecto, URL que enlacen con las herramientas que se utilicen, Prioridad, Fase en la que se encuentra, Case Study, Business Model, Propuesta enviada, Requisitos, URL de la carpeta de drive, URL del espacio de Basecamp y URL del proyecto de Figma.

En ocasiones el proyecto puede ser hijo de otro, por lo que se crea una relación a ese proyecto madre.

Por otro lado, contiene dos categorías principales, la de documentación y la de integraciones y sus pagos.

Dentro de documentación vemos principalmente tres páginas que son recurrentes, estas son Documentos y Shape. Pueden existir otras que complementen o que tengan una importancia similar a estas evitando que sean una sub-página, como puede ser Integraciones / Funcionalidades, Entrevistas o Case Study.

La otra categoría de integraciones y sus pagos, es más sencilla. Una tabla ayuda a visualizar las herramientas necesarias para llevar a cabo el proyecto y su coste. Esto nos ayuda especialmente a mapear qué se ha contratado y tener presente su transferencia al cliente una vez que se lance el proyecto.