Organización de Proyecto
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En Minimum, siempre buscamos tener un proceso que nos sirva para adaptarnos a los distintos tipos de proyectos según su tipología y que nos permita ser eficientes a la hora de trabajar y gestionarnos internamente.
Para ello, contamos con la figura de una Project Manager dentro del equipo.
Principalmente dentro de la propuesta que se ha enviado al cliente, estimamos el tiempo en el que se va a realizar el proyecto. Normalmente la duración suele rondar varias semanas dependiendo del nivel de complejidad del mismo.
Un proyecto de media tiene una duración de 4 a 8 semanas, gracias a las herramientas no-code.
Todo esto se refleja dentro del roadmap que se define en la propuesta que enviamos al cliente, este se encuentra en Notion y desglosa las tareas clave que se van a realizar basándose en nuestro proceso.
A todo nuevo proyecto que entra, se le asigna un número correlativo, que nos permite tenerlo identificado de manera única entre las diferentes herramientas que utilizamos (Google Drive, Asana, Figma, Notion, etc).
Cuando un proyecto entra en el estudio, atraviesa diferentes fases, dependiendo de su tipología, pudiendo realizar el proceso completo o sólo una parte del mismo. Las partes principales son:
Pre-kick off
Realizado por el Project Manager, tiene una serie de tareas que se centran en tener preparado todos los espacios necesarios donde va a vivir el proyecto.
Entre estas encontramos el documento de Figma si fuese necesario, recabar y centralizar la información del cliente en un brief, crear ficha específica en Notion, complementar los datos del cliente, convocar la reunión de kick off y crear una carpeta específica con el número y nombre del proyecto en Google Drive.
Kick Off
Es el momento en el que realmente empieza el proyecto. Consiste en agendar, alinear y generar la documentación del proyecto que está basada en la reunión que se realiza al principio.
Convocamos una reunión de 1 hora con el cliente, en la que se presentan a los principales interlocutores del Squad que van a trabajar en el proyecto y se hace un repaso del alcance del proyecto y roadmap.
Shape
Dentro de shape existen varios procesos que permiten bajar a tierra las necesidades del proyecto y crear los cimientos sobre los que se construirá y lanzará el producto.
Pasamos primero por la definición del producto. En esta fase inicial del proyecto, un miembro del equipo se encarga de extraer la estructura actual del sitio web o producto de la empresa (en caso de que tengan) y plasmarlo en Figma en un formato visual que nos permita plantear mejoras a nivel de usabilidad y accesibilidad en la página.
2. Posteriormente, se plantea una estructura alternativa con mejoras y se crea un concepto visual, que ayude a comunicar efectivamente y mostrar al cliente cómo se vería su web o producto.
3. A continuación, el equipo de diseño plantea Wireframes que serán presentados al cliente junto con la nueva estructura de páginas. Después de la confirmación del cliente, se procede a replantear esos Wireframes de forma más detallada e incluyendo el feedback del cliente.
4. Paralelamente se realizan las tareas de SEO, Etiquetado en Google Analytics y Tag Manager y diseño UI, que se implementarán en la siguiente fase.
Build
Completada la anterior fase, hacemos tangible el proyecto. Para ello, varios miembros del equipo trabajan paralelamente con precisión y de forma ágil para ajustarnos al roadmap establecido.
Por un lado maquetamos el diseño UI e implementamos la arquitectura que hemos trabajado, por otro, trabajamos más en profundidad la parte de Data y se configuran las integraciones necesarias.
Una vez que se combina todo este esfuerzo, llega la parte de QA, por un lado nosotros revisamos el proyecto al completo y ajustamos aquello que haya podido desviarse, y por otro, el cliente nos comparte sus impresiones y ajustes que cree necesarios para que podamos realizarlos.
Lanzamiento
Y la última parte, el lanzamiento, tareas que se centran en enviar la documentación al cliente, darle los accesos necesarios, transferir y configurar el proyecto en el espacio del cliente y otros detalles técnicos para empezar a validar el proyecto.
Es una figura clave en nuestra organización, se encargan principalmente de gestionar los recursos y equipos asegurándose de ejecutar el proceso para llevar a buen puerto el proyecto. Entre sus tareas, es común la creación del espacio en Asana y Slack y su calendarización en Notion.
Su participación en el proyecto va desde la pre-venta hasta el lanzamiento del mismo, asegurándose que los recursos han sido asignados correctamente y preveer si pueden surgir dificultades que ralenticen el roadmap.
El trabajo del Project Manager se centra en cuidar, comunicar, tener clara la visión del proyecto y gestionar las expectativas del mismo.
El objetivo principal de esta figura dentro de la empresa es poder centralizar las comunicaciones con el cliente en un único lugar para que el equipo se pueda centrar en sus tareas.
Este perfil debe tener una visión holística del estado del proyecto y recibir feedback del estado del mismo gracias a las planning y dailies semanales.
Trabaja mano a mano con los líderes de las diferentes squads, para la organización y planificación de todos los proyectos, aportando soporte y comunicando sus necesidades para poder ejecutar correctamente el proceso.
En minimum.run, buscamos crear espacios que nos faciliten el trabajar en los proyectos de manera asíncrona. Es por eso que después de probar varias herramientas a la hora de gestionar estos proyectos, nos hemos decantado por una serie de herramientas que nos ayudan a trabajar de forma ágil:
Holded (Gestión de proyectos)
Slack (Comunicación)
Notion (Documentación y Gestión)
Figma (Prototipado y diseño)
Google Suite (Documentación)
Cada proyecto cuenta con su propia carpeta en Google Drive y proyecto de Asana, así como un canal de Slack compartido con los clientes y otro de gestión interna que utilizamos como centro de control del proyecto junto con su ficha en Notion, para poder planificar el trabajo y compartir o generar documentación.
La comunicación más síncrona es una de las partes importantes de la gestión diaria y para ello usamos la aplicación de mensajería Slack.
Puedes leer más acerca de cómo usamos Slack aquí
Cada proyecto dispone de un canal de comunicación con el cliente, en el que invitamos a que entre para poder comunicarnos de manera directa, así como un canal de comunicación interno, que nos sirve para gestionar internamente el proyecto.
La nomenclatura que usamos es:
Proj-[nombre del proyecto] para comunicación interna del equipo sobre el proyecto en cuestión
Proj-[nombre del proyecto]-shared para tener una comunicación fluída y directa con el cliente.
Las conversaciones sobre cada proyecto, deben ocurrir dentro del canal correspondiente, para poder dar visibilidad a todos los miembros y no generar ruido.
Notion es una herramienta con un gran potencial que usamos para variedad de casos de uso, como por ejemplo para organizar toda la información referente a un proyecto.
Puedes leer más acerca de cómo usamos Notion aquí
Tenemos un lugar llamado Ficha de proyectos que es donde recogemos y centralizamos en una tabla los diferentes trabajos que hemos realizado y entran.
Principalmente en su fase inicial, reúne dónde se puede acceder al resto de espacios que conforman el proyecto y presenta de forma clara información clave de este. Así pues se compone de estas propiedades:
Accesos:
Webflow: Enlace al proyecto de Webflow.
Drive: Enlace a su espacio en Drive.
Figma: Enlace a su proyecto en Figma.
Cliente:
Nombre del cliente: Generalmente será el nombre del cliente como marca.
Requisitos: Enlace a requisitos.
Contacto: Qué persona es la adecuada para hablar sobre el proyecto por parte del cliente.
Duración en semanas. Se muestra el tiempo que tendrá el proyecto y se ve plasmado en la propuesta.
Propuesta. Enlace a la propuesta colgada en Drive.
Status. Si está activo, on hold o terminado.
Tipo. Si es ongoing o one shot
Según avanza el proceso, esta ficha se irá complementando con información extra, entre ellas los miembros del equipo asignados, objetivos del proyecto, fases y tiempo, Roadmap y sobretodo, sub-páginas que contendrán desde el Kick off a documentación que se irá generando.
En Google Drive centralizamos la información correspondiente a la documentación del cliente. Cada cliente tiene un número de proyecto que se organiza dentro de una carpeta compartida en Google Drive.
Además de documentación relativa a la realización del proyecto, en esta carpeta se puede encontrar la propuesta realizada por Minimum.
Para aquellos que no conozcan Figma, es una herramienta de diseño vectorial que permite prototipar y compartir los diseños de forma sencilla.
Al inicio del proyecto, tenemos una plantilla que nos ayuda a estructurar el trabajo que se va a realizar en esta herramienta siguiendo el proceso que realizamos en la fase de Shape en diseño.
Se compone principalmente de varias páginas en las que se tratan las tareas que realizamos normalmente.
